Conheça os erros mais comuns na folha de pagamento

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Evitar erros na folha de pagamento é uma recomendação essencial para o bom relacionamento da empresa com os seus colaboradores.

O controle dos recursos destinados ao pagamento dos prestadores de serviços e fornecedores deve ter um processo bem definido para que seja executado de maneira programada e nas datas corretas.

Para entender mais sobre esse assunto, acompanhe o artigo para conferir quais são os erros mais comuns atrelados à folha de pagamento e saiba como evitá-los seguindo nossas dicas!  

Reduza a possibilidade de erros na folha de pagamento: mantenha-se atualizado(a) sobre os impostos cobrados!

Os erros mais comuns na folha de pagamento

A folha de pagamento, é o processo que possibilita a geração do “holerite”, que é o documento que informa aos funcionários o valor do salário, o cálculo de horas extras e demais quantias creditadas e/ou debitadas conforme o acordo de trabalho firmado entre uma empresa e seus colaboradores.

Por isso, ele deve ser transparente e estar com os seus procedimentos dentro da lei, porém, mesmo assim algumas empresas atrasam pagamentos ou nem sequer emitem esse documento.

A folha de pagamento deve ser gerada todos os meses e para todos os funcionários.

Confira a seguir quais são os erros mais comuns na elaboração do holerite e descubra se a sua empresa está agindo corretamente com a prestação de contas aos colaboradores!

Fazer manualmente os cálculos

Evite realizar os cálculos manualmente. Os pagamentos e benefícios se diferenciam por categoria de trabalhador e todos seguem a legislação trabalhista.

Planilhas de Excel também geram erros na contabilidade. O correto é usar um software de gestão de folha de pagamento ou contratar um escritório de contabilidade especializado nesse serviço.

Como dito anteriormente, os salários e benefícios dos colaboradores devem seguir a legislação. Profissionais especializados acompanham as mudanças e sabem as diferenças dos benefícios para cada categoria.

Não classificar os funcionários por categoria

As categorias de trabalhos existem para que os direitos e deveres estejam condizentes com a realidade que cada função demanda do trabalhador. Portanto, é necessário que você saiba a categoria de cada funcionário e a função deles dentro da empresa.

Além da categoria, os benefícios se diferenciam a depender do tipo de atividade que o funcionário exerce e do vínculo que o mesmo possui com a empresa, ou seja, se é um colaborador com carteira assinada, freelancer ou se trabalha home office.

Não acompanhar as faltas e horas extras

Todo mês deve ser verificado se o funcionário fez horas extras ou se faltou sem apresentar justificativa. Caso tenha feito hora extra, elas precisam ser pagas e descritas na folha de pagamento.

Também são valores extras e/ou beneficios licença maternidade, seguro, décimo terceiro, comissões e benefícios oferecidos pela empresa.

Para faltas não justificadas as horas são descontadas. Já as faltas justificadas com atestado médico, por exemplo, não devem ser descontadas.

Atenção para o cálculo dos valores extras, descontos e dos benefícios de cada colaborador.

Elaboração do holerite

Muitos colaboradores não entendem os cálculos feitos na folha de pagamento. A empresa precisa informar no documento o que cada item significa e porque alguns valores são descontados, como INSS, imposto de renda e faltas injustificadas.

Portanto, o RH deve estar bem informado e aberto para dúvidas, além de poder implantar um planejamento de comunicação para informar sobre atualizações e mudanças nas regras trabalhistas.

A falta dessa transparência pode atingir a produtividade e o engajamento dos funcionários.

Passar as informações de maneira coesa e clara ajuda a evitar muitos problemas internos.

Não ter uma conta separada para a folha de pagamento

Atrasos no salário dos colaboradores é um dos erros mais graves para o relacionamento da empresa com seus colaboradores.

Contratempos acontecem, porém, é preciso ter em mente que os profissionais devem ser pagos nas datas corretas, pois assim como a empresa confia em sua mão de obra para produzir, os colaboradores confiam na empresa para receber pelo trabalho prestado.

Portanto, para que os imprevistos não atinjam o pagamento dos funcionários, a recomendação é o uso de uma conta exclusiva para os custos com recursos humanos.

Por ela, os pagamentos serão retirados e o controle do financeiro ficará mais eficaz. Você saberá o quanto está gastando com salários mensalmente e anualmente. São dados importantes para o planejamento estratégico de qualquer empresa.

Não auditar regularmente os processos

Mesmo usando um sistema de ponto manual ou computadorizado, a recomendação dos especialistas é auditar os processos de RH pelo menos uma vez por ano. Caso haja erros, eles devem ser corrigidos o mais rápido possível.

Sendo assim, verifique todos os processos e documentos para assegurar a conformidade dos pagamentos e se você estiver usando um software para gestão de folha, certifique-se de que todos os dados estejam sendo transferidos corretamente.

Backup

Muitas empresas cometem o erro de armazenar todos os dados sobre as folhas de pagamento em um único computador. Se o equipamento falhar, todas as informações serão perdidas.

Esse tipo de erro é comum, e para evitá-lo, a melhor solução é realizar o backup dos dados, sendo essa uma medida de prevenção fundamental em função dos riscos de uso indevido de informações com o uso de programas maliciosos (vírus, spam, etc).

Dê preferência pelo armazenamento em nuvem – Google Drive, por exemplo, ou contrate um serviço de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Assim, você poderá verificar facilmente as informações de qualquer lugar, seja pelo computador ou a partir de dispositivos móveis.

Não acompanhar as variações de impostos

O gestor deve estar bem informado sobre os impostos atrelados ao pagamento de salários e identificar as variações nos valores, analisando mudanças na faixa salarial, benefícios, bônus ou na própria lei.

Gostou do artigo?

A princípio, a gestão da folha de pagamento pode parecer uma tarefa complexa, mas se você evitar os erros acima vai facilitar bastante a realização de todos os processos e sobrará tempo para aperfeiçoar a qualidade de execução dos serviços de RH.

Se tiver alguma dúvida sobre o assunto, envie sua pergunta para nossa equipe e continue acompanhando nossas publicações para conferir mais conteúdos exclusivos.

Até a próxima!

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